Электронный документооборот все больше входит в жизнь большинства российских компаний и государственных учреждений. Автоматизация электронного документооборота является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой компании. Актуальность внедрения систем электронного документооборота определяется объективными факторами – активизация и рост информационного потока, необходимость в принятии руководителями оперативных решений по широкому кругу вопросов и подтверждается заявлениями руководства страны – «Электронный документооборот должен стать реальностью в 2010 г.», - сказал Президент России Д.А. Медведев на заседании президиума Госсовета в г. Петрозаводске. Станет это реальностью или нет в этом году, очень скоро покажет время.

В настоящее время на российском рынке представлено множество систем. Компания «Расчеты и консалтинг» провела маркетинговое исследование современных систем электронного документооборота. В ходе данного исследования были изучены сайты ведущих компаний-разработчиков систем электронного документооборота России. В отчете представлена информация о выходе новых версий СЭД, какие улучшения были сделаны, сравнение программ по различным параметрам, а так же представлена таблица с функциональными особенностями каждого программного продукта.

Ниже представлена информации о последних версиях программ, выпущенных компаниями-разработчиками и произведенных в них изменениях.

СЭД «ЕВФРАТ»

Компания Cognitive Technologies выпустила новую версию системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ» v.15. В новой версии системы реализованы принципиально новые технологии автоматизации бизнес-процессов. Возможности системы по управлению процессами (workflow) позволяют обеспечивать всю технологическую цепочку обработки документов и событий в автоматическом режиме для решения задач автоматизации документооборота, канцелярии, взаимодействие с заказчиками, управления договорами, обращениями граждан, архива документов и других бизнес-процессов. Новое позиционирование продукта «Вся автоматизация в одной коробке» означает, что Cognitive Technologies предлагает альтернативу использованию средств создания и редактирования документов MS Office и электронной почты для автоматизации бизнес-процессов. При этом в «ЕВФРАТ» реализована интеграция с популярными офисными программами, что делает удобным переход на работу с системой. Были реализованы подсистемы: «Автоимпорт документов», «Автообработка», «Понимание документов».

• Подсистема «Автоимпорт документов» позволяет автоматически импортировать в систему документы, поступившие в электронном виде в текстовом формате или в графическом формате (включает распознавание), в бумажном виде (требуется сканирование и распознавание), а также данные полученные из форм, размещенных на web-сайтах.
• Подсистема «Автообработка» включает средства автоматической обработки документов и событий за счет включения в бизнес-процессы функциональных узлов, которые выполняются системой автоматически, без участия человека. В настоящее время система «ЕВФРАТ» обеспечивает автоматическое выполнение более десятка рутинных операций, таких как определение типа документа, назначение исполнителя, срока исполнения и специалиста, контролирующего выполнение бизнес-процесса, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам, отправка документа контрагенту по электронной почте и др.
• Подсистема «Понимание документов» предназначена для извлечения реквизитов документа или смысловых частей из неструктурированного или слабо структурированного текста. «Понятая» таким образом информация может автоматически заноситься в регистрационную карточку документа или инициировать необходимые процессы обработки документов. Использование подсистемы позволяет качественно сократить объем рутинной работы с документами, традиционно выполняемой человеком.

ЛЕТОГРАФ

ЛЕТОГРАФ — комплексное решение, содержащее в одном продукте все необходимые возможности для решения задач:

• Управления документами — ECM (Enterprise Content Management)
• Автоматизации бизнес-процессов — BPM (Business Process Management)
• Интеграции корпоративных приложений — EAI (Enterprise Application Integration)

Организациям, стремящимся развиваться и укреплять свои позиции на рынке, система ЛЕТОГРАФ позволит ускорить работу с документами, увеличить контроль исполнительской дисциплины, повысить прозрачность, управляемость, а, следовательно, и стоимость бизнеса компании.

С помощью системы ЛЕТОГРАФ можно на современном уровне решить как традиционные задачи документооборота, так и специализированные управленческие задачи.

GLOBUS

Компания «Промышленные информационные технологии», известная системой Globus Professional, выпустила продуктовую линейку из пяти новых продуктов, ориентированных на разные ценовые ниши и функциональные задачи. Это продукты:

Globus START - система электронного документооборота для малых предприятий и рабочих групп. Основным преимуществом системы является то, что она предоставляется бесплатно. Полностью готовая к установке и использованию система устанавливается за считанные минуты и решает задачу автоматизации работы с внутренними и поступающими в организацию документами. Позволяет обеспечить их надежное централизованное хранение, быстрое создание по шаблонам и согласование в электронном виде. Позволяет избежать потерь документов, обеспечить более быструю реакцию на запросы, снизить затраты времени и снизить влияние «человеческого фактора». Пользоваться системой могут до 10 пользователей.

Globus DIRECT - система электронного документооборота globus DIRECT предназначена для компаний, предприятий и организаций среднего размера с численностью пользователей от пары десятков до тысячи человек.

Globus e-GOVERNMENT - созданный специально для автоматизации органов государственной власти, он позволяет быстро развернуть инфраструктурное решение, которое обеспечивает оборот всей необходимой информации в электронной форме и с соблюдением всех действующих регламентов.

Globus Professional – Кардинальные изменения претерпел продукт Globus Professional. Помимо более гибкой ценовой политики и новых модулей он получил новый визуальный инструмент по настройке, который позволяет за считанные минуты настроить пользовательский АРМ любого вида. Этот инструмент получил название "Конструктор АРМов" и вошел в стандартный инструментарий технолога системы. Globus PROFESSIONAL способен решить любые задачи автоматизации, документооборот в нём доступен как один из десятков модулей.

Globus ENTERPRISE - Система globus ENTERPRISE предназначена для решения задач автоматизации географически распределенных холдингов и естественных монополий. Это решение подойдет организациям, которые в результате больших масштабов своей деятельности сталкиваются с проблемами географически распределенной обработки интенсивных потоков информации от сотен миллионов клиентов и контрагентов из разных частей света.

МОТИВ

Была выпущена новая версия программы Мотив 4U 1.2. В этой версии доработан функционал программы, добавлен новый отчет «Статистика пользования системой», расширены возможности поиска, добавлен новый признак, отвечающий за автоматическое добавление пользователей в задачи по документам, заменен расширенный редактор, а так же доработаны другие функции программы.

ДЕЛО

Компания «Электронные Офисные Системы» выпустила версию системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ДЕЛО 8.10.0. В этой версии были добавлены новые справочники и внесены изменения в старых, появились новые возможности ограничения прав пользователей в настройках параметров системы, появились новые типы дополнительных реквизитов, внесены изменения в протоколировании работы пользователей, появилась возможность быстрого поиска поручений по их системному номеру, а так же доработаны другие функции программы.

DIRECTUM

Компания DIRECTUM объявила о выходе новой версии ECM-системы DIRECTUM 4.6.1. Среди ключевых характеристик версии - развитие модуля "Управление показателями эффективности" и служб взаимодействия систем DIRECTUM, улучшение масштабируемости и быстродействия, совместимость с Windows 7, улучшений интеграционных возможностей и функционала системы. В версии DIRECTUM 4.6.1 получили развитие как инфраструктурные, так и прикладные технологии управления бизнесом и информацией. В ближайшие планы компании входит технологическая интеграции системы Business Studio и ECM-системы DIRECTUM. Интеграция позволит передавать процессы, спроектированные в Business Studio на исполнение в систему DIRECTUM. Кроме этого DIRECTUM обеспечит автоматизированное прохождение согласования регламентирующих документов, созданных в Business Studio, а также их последующее хранение в общей базе документов компании.

БОСС-РЕФЕРЕНТ

Компания БОСС-Референт выпустила релиз 3.2.4 ECM-системы БОСС-Референт на платформе IBM Lotus. В новой версии системы расширены возможности сервиса уведомлений, усовершенствованы обновленные в предыдущей версии модули «Канцелярия» и «Обращения граждан», добавлена интеграция с IBM FileNet. На основе анализа типовых пожеланий текущих пользователей в БОСС-Референт 3.2.4 появились еще два нововведения, направленные на повышение удобства и эффективности взаимодействия с системой:

• Оптимизирована работа с вложениями при совместной подготовке документов. В частности появилась возможность добавления редакций документов до вынесения решения в процессе согласования.Усовершенствован механизм настройки уведомлений. В системе появился административный модуль, одной из функций которого стала поддержка возможности задавать логику и формат уведомлений, поступающих пользователям.

DocsVision

Компанией DocsVision выпущена новая версия DocsVision 4.5. Главной целью разработки версии DocsVision 4.5 было повышение быстродействия платформы и приложений на ее базе. По основным сценариям работы достигнуто ускорение в 2-3 раза. Добавлена возможность копировать целиком ветку дерева папок, осуществлена поддержка постраничного вывода данных в Навигаторе, что позволяет уменьшить время построения представления и вывода на экран содержимого папки, появилась возможность управлять механизмом назначения прав заместителям на карточки замещаемого лица, появилась возможность сохранить для дальнейшего использования функцию со всеми указанными в ней параметрами.

Optima-Workflow

Текущая версия программного продукта 1.19. С использованием OPTIMA-WorkFlow документы могут создаваться или обрабатываться любыми приложениями-обработчиками, в том числе всеми программными продуктами, входящими в семейство Microsoft Office. В состав системы интегрированы программные технологии продукта FineReader, созданные компанией ABBYY, использование которых позволяет системе создавать документы методом сканирования и/или распознавания текстов их бумажных оригиналов.

Из представленных данных можно сделать следующие выводы:

• Программы, которые наиболее выгодны по цене: ЕВФРАТ, Мотив и DocsVision.
• Если ваша компания является небольшой и необходима автоматизация только документооборота, то для этого подойдет система Globus START, которая поставляется бесплатно на 10 пользователей.
• Территориально-распределенным организациям с большим количеством отделов и подразделений, подойдут такие системы, как Globus ENTERPRISE, ЛЕТОГРАФ, Optima-Workflow.
• Организациям, которым нужен для работы многоязычный интерфейс и поддержка работы пользователей на нескольких языках одновременно подходит система ЛЕТОГРАФ.
• Если ваша организация является государственной, то наиболее подходящими системами будут СЭД «ЕВФРАТ», Globus и МОТИВ.
• К системам, которые не требуют мощного программно-аппаратного парка с высокими техническими характеристиками, относятся системы ЛЕТОГРАФ (всего 64Мб ОЗУ), DocsVision, МОТИВ.
• Компаниям, которым, помимо ведения электронного документооборота, так же необходима автоматизация сложных бизнес-процессов, то наиболее подходящими системами будут Летограф, Globus, DocsVision.
• Хорошо реализованная функция хранения документов представлена в СЭД «ЕВФРАТ», БОСС-РЕФЕРЕНТ.